Отто Вольф фон Амеронген, президент и директор немецкой фирмы «Otto Wblff GmbH» и один из основателей клуба, пояснил, что встречи проходят по следующей схеме: начинаются кратким изложением определенной темы, за которым следует активное обсуждение. Вольф фон Амеронген, который активно развивал деловые связи между Германией и странами бывшего советского блока, неоднократно представлял ФРГ в России. Однако скрыть его связи с нацистским правительством нельзя, поскольку известно о его причастности к краже акций у евреев во время Второй мировой войны. Вернер Ругемер снял в соавторстве с другим режиссером документальный фильм о семье Амеронген, в котором говорилось, что Вольф был шпионом нацистов в Португалии; его работа заключалась в продаже награбленного в центральных европейских банках золота и акций евреев. Вольф также торговал вольфрамом, металлом, использующимся для изготовления оружия. В то время Португалия была единственной страной, которая экспортировала вольфрам в Германию.
Два делегата, которые пожелали остаться неизвестными, предположительно британцы, объяснили, что работа клуба организуется в группах, состоящих из координатора и еще двоих-троих человек. У каждого из них около пяти минут, чтобы высказаться по теме дня, — и есть «вопросы, которые обсуждаются пять, три или две минуты». Нет ни черновиков, ни набросков выступлений — никаких записей, хотя приветствуется, если делегаты продумывают свои выступления заранее. Предварительный список предполагаемых участников появляется в январе, а уточняется уже в марте. Чтобы избежать утечки информации, правление клуба назначает дату встречи за четыре месяца, а о названии отеля сообщает за неделю. На открытии собрания президент напоминает о правилах клуба и открывает первую для обсуждения тему дня. Бильдербергский клуб помечает все документы, которые распределяются среди членов клуба, следующим образом: «Лично и абсолютно секретно. Запрещено для публикации».